Een houtje-touwtje platformorganisatie en digitale transformatie

Deel dit artikel via

Geschatte leestijd: 4 minuten

Voor wie het nog niet wist, veel instellingen zoals openbare bibliotheken maken een digitale transformatie door. Zo ontwikkelen ze zich tot platformorganisatie. Krijg je daar een warm gevoel van? Heb je er een beeld bij? Iets met computers waarschijnlijk? 3D-printers misschien? In dit artikel lees je hoe ik als jeugdbibliothecaris proefdraaide met het principe. Spoiler: er kwam geen computer aan te pas en bij een platform dacht ik toen nog aan aardolie.

de bibliotheek als platformorganisatie maakt een digitale transformatie door.

Spilziek imago

Ik neem je mee naar 2009. Er waren wat banken omgevallen en donkere wolken pakten zich samen boven de economie. Gemeenten lieten hun oog vallen op bibliotheken en welzijnsorganisaties. Daar viel vast nog wel wat vet van botten te schrapen. Deze organisaties hadden in bepaalde kringen een ouderwets en spilziek imago. Zij kregen nu de opdracht méér te doen, met minder geld. Om dat voor elkaar te krijgen moesten ze met elkaar gaan samenwerken.

Zo belandde ik aan tafel met Anne van Bergen, van welzijnsstichting Dynamo. Zij was verantwoordelijk voor het naschoolse activiteitenprogramma voor basisschoolkinderen van Amsterdam Buitenveldert. Zelf verzorgde ik het scholenprogramma in de bibliotheek. Ik had al eerder extern samengewerkt, maar dit was toch anders. We waren nu niet elkaars klant of leverancier, maar partners met de gezamenlijke opdracht te ‘co-creëren’. Je zou ook kunnen zeggen dat we door de gemeente aan elkaar waren uitgehuwelijkt om schepsels voort te brengen.

Co-creatie

Bijna direct na het handen schudden gebeurde er iets magisch tussen Anne en mij. Er begon iets te bruisen en nog diezelfde dag lag er een uitgewerkt plan voor de Kinderboekenweek, die dat jaar het thema “Aan tafel” had. Het werd een kookfeest, een reusachtig evenement, dat ik in mijn eentje nooit had durven organiseren. Over budget en taakverdeling werden we het snel eens. Via Anne bereikte ik veel meer kinderen dan anders. Oók kinderen die nooit in de bibliotheek kwamen.

We vierden een adembenemend mooi feest, mede dankzij Annes stagiaires. Zo’n honderd kinderen kwamen naar de bibliotheek om deeg te kneden en het daarna door pastamachines te draaien. Ze mochten met vijzels allerlei geurige ingrediënten tot pesto vermalen. Hun ambachtelijk bereide prutjes kregen ze natuurlijk mee naar huis. Na sluitingstijd was de onbeschrijfelijke bende in een halfuurtje weggewerkt met al die extra handen. Dit smaakte naar meer. Welke co-creaties konden we nog meer voorbrengen?

Proeverij

Anne en ik hielden onze opdrachten nog eens tegen elkaar aan. Zij organiseerde naschoolse cursusjes voor basisschoolkinderen en huurde daarvoor zzp’ers in. Ter promotie ging ze langs de scholen, maar het was moeilijk concurreren met al die clubjes, hockeytrainingen en kinderfeestjes. Ik had de opdracht gekregen nieuwe kinderen en hun ouders als leden te werven, en met een minimaal budget laagdrempelige activiteiten te verzorgen voor loslopende kinderen. Het begon direct weer te borrelen en te bruisen tussen ons. Het was alsof de ideeën op deze ontmoeting hadden liggen wachten om bevrijd te worden. We konden ze zo opschrijven.

Het plan werd geboren om een proeverij te organiseren in de bibliotheek: een avonturenmiddag met miniworkshops verzorgd door de zzp-docenten, waarin zij hun eigen cursussen konden promoten. De partners hadden ieder hun eigen voordelen van deze constructie. Dynamo kon de uitgenodigde kinderen en ouders live verleiden en inschrijven. De reguliere bezoekersstroom van de bibliotheek, die verrast zou worden door het feest, was daarbij een bonus. De zzp’ers konden zelf hun doelgroep ontmoeten en de lol van hun cursussen aan de man brengen. De bibliotheek bood haar bezoekers zonder eigen kosten een aantrekkelijke activiteit. Er zouden nieuwe ouders en kinderen op af komen en de promotie gebeurde als vanzelf in de netwerken van Dynamo en de zzp’ers.

Het werd die middag weer dikke pret. De kinderen gingen met een stempelkaart langs miniworkshops zoals yoga, natuurkundeproefjes, buikdansen, koken en theater. Ze smeekten hun ouders om zich voor die leuke cursussen te mogen inschrijven. De bibliotheek schreef die dag veel nieuwe leden in. En alles wat ík ervoor had hoeven doen was een platfom bieden, een paar leuke gesprekken voeren en de partners voorzien van koffie en thee.

Digitale transformatie

Was dit nou zo’n uitzonderlijke samenwerking? Vast niet. Maar met de kennis van nu zie ik dit als mijn eerste ervaring met de onderliggende principes van de platformorganisatie. Bij die samenwerkingsvorm stelt een speler zijn product, dienst of infrastructuur beschikbaar aan andere partijen, die zich richten op de eindgebruiker. Of, in een andere vorm, de samenwerkingspartners bundelen hun competenties, die elkaar aanvullen en versterken. De afgelopen tien jaar is dergelijk partnerschap de nieuwe organisatiestandaard geworden in de bibliotheekwereld, waardoor bibliotheken hun aanbod hebben kunnen verbreden en veel effectiever en efficiënter zijn gaan werken.

So far, so good. Maar waarom hebben we het anno 2021 in dit verband dan over digitale transformatie? Toch iets met computers en 3D-printers? Ja, technologie heeft er alles mee te maken, maar op een andere manier dan je misschien denkt. Voor mij was het in ieder geval een absolute eye-opener dat die plaformisering een gevolg is van digitalisering en andere technologische doorbraken. Die razendsnelle ontwikkelingen dwingen organisaties wendbaarder te worden en op een andere manier te gaan werken. Efficiëntie en effectiviteit worden steeds belangrijker, en daarvoor kunnen zij niet anders meer dan de samenwerking opzoeken. Onze wereld is zo veranderlijk en onvoorspelbaar geworden, dat je het als stand alone eerbiedwaardige (bibliotheek)instelling op termijn niet zult redden. “Platformen integreren technologische, economische en sociale elementen,” legt Managementimpact uit in een serie verhelderende artikelen.

OBA Next

De 3D-printer kreeg de laatste jaren vaste voet aan de grond in de openbare bibliotheekwereld. Hordes kinderen dringen om daarmee te mogen experimenteren, als de makers van de toekomst. In Amsterdam wordt gewerkt aan OBA Next, een innovatief programma dat onder meer in 2027 een grote nieuwe vestiging op de Zuidas moet opleveren. Deze plannen zijn niet onomstreden. Kwade tongen spreken van een prestigeproject, dat ten koste gaat van de boekenwijsheid in buurtvestigingen. Zelf denk ik dat die nieuwe voorziening, mits goed geleid en begrepen, een waardevolle en natuurlijke aanvulling is op de vertrouwde boekenwereld. De samenleving wordt hoe dan ook meegesleurd in de digitale transformatie. En wat is er in die woelige digitale zee een mooier baken dan een bibliotheek, zo’n oude vertrouwde instelling, die burgers helpt om zich staande te houden in de samenleving?

Een serie over innovatie en toekomst